Como calcular IRRF na folha de pagamento

Calcular IRRF dos colaboradores é uma das obrigações mensais de quem fecha a folha de pagamento de uma empresa. Saber de qual funcionário esse imposto deve ser descontado depende de uma série de questões, e o valor nunca é o mesmo para todos os funcionários.

Por isso, calcular IRRF na folha de pagamento é uma tarefa que deve ser realizada com muito cuidado para que a empresa não cometa erros graves, como descontos de valores indevidos ou até mesmo reclamações na justiça por pagamento incorreto.

Neste texto, explicaremos o passo a passo de como calcular o IRRF na folha de pagamento dos seus funcionários, e as regras determinadas pela legislação, além de tirar as principais dúvidas sobre este imposto.

O que é IRRF?

A sigla IRRF significa Imposto de Renda Retido na Fonte, essa é uma obrigação tributária destinada à Receita Federal que pode ser cobrada tanto de pessoas físicas (PF) quanto de pessoas jurídicas (PJ).

Na prática, ele funciona como uma antecipação do imposto de renda, com o objetivo de simplificar a declaração anual.

No caso de pessoas físicas, esse imposto é cobrado de quem trabalha com carteira assinada e recebe mensalmente um valor acima do teto mínimo para isenção estipulado pela Receita. O valor é deduzido do salário bruto mensal do colaborador, sendo uma obrigação da empresa fazer o recolhimento mensal.

Seu cálculo deve ser feito com muito cuidado, pois depende de diversos fatores como o salário mensal dos colaboradores, seus dependentes, pensão alimentícia, plano de saúde, entre outros fatores.

Antes de explicar como calcular o IRRF na folha de pagamento, vamos entender um pouco mais sobre sua relação com o Imposto de Renda (IR).

O Imposto de Renda (IR) nada mais é do que um tributo obrigatório, no qual uma porcentagem da renda média anual da empresa ou do próprio funcionário é descontada e repassada ao Governo.

No Brasil, todos os valores que forem recolhidos ou retidos devem ser declarados na Declaração do Imposto de Renda Anual, e enviados à Receita Federal (RF) entre o começo e meio do ano, com o objetivo de mostrar tudo o que foi pago no ano anterior.

Dentre esses valores, está justamente o IRRF, e as empresas que são as responsáveis por descontar o valor mensalmente no holerite dos colaboradores.

O não pagamento desse imposto pode causar sérias penalidades judiciais para as organizações, além de multas e juros. Um pouco mais a frente veremos melhor este cálculo, agora vamos entender mais sobre a lei envolvendo esse imposto.

Qual é a lei sobre o imposto de renda retido na fonte?

Para 2021, a Instrução Normativa RFB Nº 2.010, dispôs algumas regras novas para apresentar a Declaração de Ajuste Anual do Imposto sobre a Renda, devem apresentar a declaração a pessoa física que em 2020:

  • Recebeu rendimentos tributáveis sujeitos ao ajuste anual na declaração, cuja soma foi superior a R$ 28.559,70, tais como: rendimentos do trabalho assalariado, não assalariado, proventos de aposentadoria, pensões, aluguéis, atividade rural;
  • Recebeu o auxílio emergencial e outros rendimentos tributáveis acima de R$ 22.847,76: Essa nova regra é uma novidade e vale para quem recebeu o auxílio emergencial pago pelo governo e acumulou o valor com outras rendas como salários, ou atividades autônomas.
  • Recebeu rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte, cuja soma foi superior a R$ 40.000,00;
  • Teve a posse ou a propriedade de bens ou direitos, em 31/12/2020, inclusive terra nua, cujo valor total foi superior a R$ 300.000,00;
  • Passou à condição de residente no Brasil e encontrava-se nessa condição em 31/12/2020;
  • Optou pela isenção do imposto sobre a renda incidente sobre o ganho de capital auferido na venda de imóveis residenciais, cujo produto da venda seja aplicado na aquisição de imóveis residenciais localizados no país. Isso em um prazo de 180 dias contados da celebração do contrato de venda, nos termos do art. 39 da Lei nº 11.196, de 21 de novembro de 2005.
  • Obteve, em qualquer mês, ganho de capital na alienação de bens ou direitos sujeito à incidência do Imposto, ou realizou operações em bolsas de valores, de mercadorias, de futuros e assemelhadas;

 

Essas regras valem para as pessoas físicas, cujas declaração devem ser enviadas diretamente à Receita Federal.

Agora, se tratando do desconto do IRRF, esse deve estar presente no holerite dos colaboradores que trabalham sob o regime celetista, e ganham um salário acima de R$ 1.903,98.

Dessa forma, seu cálculo é de responsabilidade da contratante, que deve se atentar a todas as regras tributárias para que não cometa erros em seu cálculo.

Mas não se preocupe, pois explicaremos em detalhes como realizar este cálculo. Antes, ainda é necessário entender uma relação muito importante deste imposto com outro órgão do Governo.

Qual a relação entre IRRF e INSS?

O desconto de IRRF e INSS se tratam de coisas diferentes, contudo, eles se relacionam na folha de pagamento isso porque, dentre todos os cálculos necessários para se chegar ao valor final do IRRF, as empresas devem somar todos os vencimentos do colaborador e subtrair o desconto do INSS antes de realizar o cálculo do IRRF.

Esta sigla representa o órgão responsável pelos pagamentos das aposentadorias e de outros benefícios dos profissionais que contribuem para a Previdência Social.

Para isso, é necessário realizar uma contribuição mensal na qual um valor será descontado diretamente da folha de pagamento do funcionário, de acordo com o seu salário mensal.

Para muitos, este processo pode parecer confuso, afinal deve-se prestar atenção a uma série de itens no momento de calcular o IRRF. Veja como a seguir!

Como funciona o cálculo do IRRF no salário?

Para calcular o IRRF, é necessário saber o salário bruto do colaborador, que é encontrado a partir da soma dos vencimentos. A partir disso, deve-se subtrair os descontos do INSS, para em seguida realizar o cálculo do IRRF.

Vamos entender em detalhes cada um desses passos.

  1. Some os vencimentos

A soma dos vencimentos é a base e o primeiro passo para se chegar ao valor do IRRF. Mas afinal, o que são esses vencimentos?

Este termo se refere a todos os valores que são somados ao salário base do funcionário, ou seja, o valor que consta na sua carteira de trabalho e foi acertado em seu contrato de trabalho, mais os valores de descontos ou adicionais expressos em seu holerite.

Nele podemos encontrar itens como: descanso semanal remunerado (DSR), adicional noturno e horas extras. Todos esses adicionais, quando somados, formam o salário bruto do colaborador que serve como base de cálculo do INSS e IRRF.

  1. Desconte o valor do INSS

Com o valor dos vencimentos em mãos, o segundo passo é realizar o desconto do INSS.

Aqui, a grande dúvida de muitas empresas é saber qual a porcentagem exata deste desconto, que como disse acima, leva em consideração a alíquota de forma progressiva, portanto, o valor do desconto varia. Mas, existe o limite de R$ 713,09 para desconto do INSS.

Confira a seguir as faixas de contribuição para 2021:

  • Salários até R$ 1.100 – 7,5%;
  • Salários de 1.100,01 até R$ 2.203,48 – 9%;
  • Salários de R$ 2.203,48 até R$ 3.305,22 – 12%;
  • Salários de R$ 3.305,23 até R$ 6.433,57 contribuirão com 14%.

 

Todo ano, essa porcentagem é ajustada e uma nova tabela é divulgada pelo INSS.

Feito o cálculo do INSS, a empresa já tem a base para calcular o IRRF.

  1. Desconte o valor do IRRF

Para fazer esse cálculo é necessário olhar as faixas da tabela do IRRF, e verificar em qual linha o salário do colaborador se encontra.

Após isso, o cálculo é bem simples, basta calcular o valor da alíquota sobre o salário, e depois e subtrair a parcela a ser deduzida do imposto.

Mais para frente veremos na prática como se calcula o IRRF. Agora, vamos entender mais sobre essa tabela.

Qual é a tabela do IRRF 2021?

Em teoria, a tabela do IRRF deveria ser atualizada conforme a inflação e economia do país. Contudo, ela não sofre nenhuma mudança desde 2015, devendo as empresas se guiarem por essa mesma tabela em 2021.

Contudo, atualmente está tramitando no congresso nacional o Projeto de Lei 2337/21, conhecido como Reforma Tributária, ele prevê uma série de mudanças, inclusive algumas alterações nas regras da legislação do Imposto sobre a Renda.

Em teoria, o texto que está sendo analisado propõe uma nova tabela de IRRF e uma alteração no valor para isenção para 2022.

Enquanto as mudanças não são aprovadas oficialmente, devemos observar a mesma tabela de 2015. Separamos abaixo a tabela do IRRF 2021 por rendimento mensal que deve ser usada como base para o cálculo do IRRF. Veja:

Salário Desconto Parcela dedutível
Até R$1.903,98 0% R$ 0
De R$1.903,99 até R$2.826,65 7,50% R$142,80
De R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 15,00% R$354,80
De R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 22,50% R$636,13
Acima de R$4.664,68 27,50% R$869,36

 

Para dar início a esse cálculo, é necessário saber algumas questões sobre o colaborador, como por exemplo, se este possui dependentes, se paga pensão alimentícia, se possui previdência privada ou outros tipos de deduções. Todos esses valores também serão reduzidos da base.

Iremos explicar melhor essas questões daqui a pouco. Antes, vamos falar sobre quem é isento atualmente.

Quem é isento do IRRF?

Atualmente, todos os profissionais que possuem uma renda mensal de até R$ 1.903,00 não precisam contribuir para o IRRF.

Isso está expresso na tabela do imposto que mencionada acima. Por isso ela é tão importante, e deve ser sempre usada como referência pelo departamento pessoal e RH da empresa no momento de calculá-lo.

Agora sim, vamos a um exemplo de como calcular IRRF atualmente.

Como calcular o IRRF em 2020?

Para calcular o IRRF em 2021, é necessário usar a base do salário bruto do funcionário e descontar o valor do INSS com base na tabela do IRRF 2021.

Além disso, itens como a quantidade de dependentes e de pensões alimentícias também incidem no valor irrf. Vamos usar um exemplo para entender como calcular irrf sobre salário passo a passo:

Imagine que um funcionário receba um salário bruto de R$ 3.000,00. Para esse valor, o desconto de INSS seguirá a faixa de 9,25% resultando no valor de R$277,39. Aqui, a base do IRRF será de R$ 2.722,61.

Agora, considere que este colaborador tenha um dependente legal e pague pensão alimentícia a ele, na tabela de IRRF, consta que o valor de um dependente é de R$ 189,59. Então, esse valor também deve ser descontado antes de partirmos pro cálculo do IRRF.

Ao fazer todas as deduções, o valor final que servirá como base para o cálculo do IRRF será de R$ 2.533,02. A partir disso, basta verificar a tabela e identificar a faixa percentual que será descontada.

Nesse caso a faixa será de 7,50%. O cálculo ficará assim:

  • Salário: R$ 3.000,00
  • Desconto do INSS: 9,5% = R$ 277,39
  • Dedução de dependentes: 189,59

 

Subtraímos todos os valores:

3.000 – 277,39 – 189,59 = 2.533,02

Calculamos o valor com a faixa de desconto correspondente:

2.533,02 x 7,50 = 189,65 (arredondamos para 190,00)

Subtraímos do valor a parcela a ser deduzida de acordo com a faixa:

190,00 -142,80 (parcela a ser deduzida para a faixa) = R$ 47,20 valor do desconto do IRRF

Valor final considerando todas as deduções: 3.000 – 277,39 – 47,20 = R$ 2.675,41

Para que não se perca nesse processo, separei um passo a passo com todos os itens que devem ser levados em consideração. Confira:

  1. Verifique o salário bruto do colaborador;
  2. Subtraia desse valor o desconto do INSS;
  3. Deduza o valor referente aos dependentes; pensão alimentícia e previdência privada (caso haja). O resultado será a base do cálculo;
  4. Em seguida, consulte a tabela do IRRF para saber em qual faixa o valor-base de cada colaborador se encaixa e qual alíquota deve ser paga (aqui, deve-se acessar o site da Receita Federal para consultar o valor atualizado);
  5. Aplique a alíquota sobre o valor da base e subtraia a parcela a deduzir do valor encontrado.

 

E pronto! A quantia encontrada será referente ao valor do desconto do imposto de renda retido mensalmente na folha de pagamento do funcionário.

É um processo trabalhoso, que deve ser feito com extrema organização para que não haja erros. Lembrando que, o exemplo acima está considerando o salário base do colaborador sem outros descontos ou adicionais e apenas 1 dependente.

Qual é a dedução por dependente do IRRF?

De acordo com o regulamento deste imposto, atualmente, toda empresa deve deduzir o valor de R$ 189,59 de cada dependente legal que o colaborador tiver.

Mas afinal, o que define um dependente?

Os dependentes são caracterizados como encargos da família, e dessa forma, podem ser incluídos no imposto de renda segundo alguns critérios estabelecidos pela Receita Federal. Dessa forma, dentre os que podem ser admitidos, estão:

  • Cônjuges;
  • Companheiro (a) com quem o contribuinte tenha filho em comum ou que esteja junto há pelo menos cinco anos;
  • Filhos de até 21 anos, ou de até 24 anos desde que esteja na universidade ou cursando escola técnica;
  • Filho que seja incapacitado física ou mentalmente para o trabalho;
  • Pais, avós e bisavós que, em 2019, tenham recebido rendimentos, tributáveis ou não, até R$ 22.847,76.

 

Esses são os dependentes mais comuns vistos no IR, e em cada um deles será deduzido o valor mencionado acima.

Cálculo do IRRF no décimo terceiro

Outra questão muito importante sobre o IRRF é que seu desconto deve ser feito na segunda parcela do 13º salário, que corresponde a uma parcela a mais da remuneração dos colaboradores.

Normalmente, o décimo terceiro é pago entre os meses de novembro e dezembro aos funcionários. E a legislação trabalhista permite que as organizações concedam o valor de forma parcelada em até duas vezes, podendo ser depositado a partir de fevereiro.

De acordo com a Lei nº 4090, ele é um direito garantido a todos os trabalhadores celetistas, e seu valor deve corresponder a 1/12 avos do salário de cada mês trabalhado.

Isso faz com que o imposto de renda seja descontado no pagamento do 13º, e nesse caso, deve ser calculado sobre o valor do décimo terceiro bruto, respeitando as deduções legais.

Cálculo do IRRF férias

Além de ser descontado do 13º salário, o valor do imposto de renda também é deduzido das férias dos colaboradores, caso o valor da remuneração de férias seja superior ao valor isento.

Por isso, para calcular o IRRF sobre férias, é necessário tomar como base o total pago e deduzir os descontos permitidos.

Principais cuidados na hora de fazer o cálculo

Como vimos ao longo do texto, o cálculo do IRRF envolve uma série de questões e valores que se não forem organizados com cuidado, causarão prejuízos no seu fechamento de folha. Por isso, sua empresa deve tomar uma série de cuidados neste momento.

  1. Organize os vencimentos

O primeiro deles é organizar previamente a remuneração bruta de cada funcionário, afinal, essa será a base do cálculo deste imposto. Para isso, é necessário contabilizar itens como horas extras, descansos semanais, adicionais noturnos e outros benefícios que incidem neste documento.

Uma ótima dica para contabilizar esses valores com segurança é por meio de um controle de ponto moderno e completo como o da PontoTel. Com este sistema, sua empresa conseguirá gerenciar todas essas informações em tempo real e reuni-las para que o RH não tenha problemas em fechar a folha no final do mês.

Quer saber como a PontoTel organiza as informações do ponto dos colaboradores, diminui passivos trabalhistas e ainda ajuda no cálculo da folha de pagamento? Agende agora mesmo uma demonstração.

  1. Verificar dependentes legais

O segundo cuidado a ser tomado é verificar se o funcionário possui algum dependente legal. Isso porque, como vimos, para cada dependente a empresa terá que deduzir o valor de R$ 189,59. Também é necessário verificar se o funcionário paga pensão alimentícia, pois isso altera o valor de desconto na folha de pagamento dele.

  1. Invista no RH

Por fim, para que o cálculo do IRRF seja feito sem erros, é fundamental investir no departamento de recursos humanos da sua empresa.

Afinal, esta tarefa será de responsabilidade do RH, que com a ajuda de equipamentos e ferramentas modernas e eficientes, conseguirá ter maior assertividade e segurança no momento de calcular este imposto.

Como exemplo, com o sistema da PontoTel, todas as informações de jornada de trabalho dos colaboradores poderão ser gerenciadas em tempo real por meio do painel de acompanhamento.

Além disso, com os relatórios gerenciais, os gestores conseguirão visualizar tudo que está acontecendo na empresa toda ou por equipe, o que auxiliará em toda gestão estratégica do negócio.

Por isso, é indispensável investir nos avanços tecnológicos para que os profissionais deste departamento consigam otimizar suas tarefas e, neste caso, calcular o IRRF de forma segura.

Conclusão

Calcular IRRF não é uma tarefa fácil, ele depende de diversos valores como o salário bruto dos funcionários e outras contribuições.

Por isso, neste texto explicamos o passo a passo de como sua empresa deve calcular este imposto, assim como todas as questões que incidem nele para que não cometa erros e corra prejuízos financeiros.

 

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