1. INTRODUÇÃO
Se diz Sujeito Passivo da obrigação principal:
I – O contribuinte que tenha relação pessoal e direta com a situação que constitua o respectivo fato gerador;
II – O responsável, quando sem revestir a condição de contribuinte, sua obrigação decorra de disposição expressa em lei.
2. DEFINIÇÃO
Considera-se:
I – cadastro, o banco de dados contendo as informações de identificação dos sujeitos passivos na Previdência Social;
II – matrícula, a identificação dos sujeitos passivos perante a Previdência Social, que pode ser o número de inscrição no:
a) Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), para empresas ou entidades equiparadas, desde que obrigadas à inscrição;
b) Cadastro Específico do INSS (CEI) para equiparados a empresa desobrigados da inscrição no CNPJ, produtor rural contribuinte individual, segurado especial, titular de cartório, adquirente de produção rural e empregador doméstico;
c) Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF), para pessoas físicas que exercem atividade econômica e são obrigadas à inscrição, nos termos do art. 4º da Instrução Normativa RFB nº 1.828, de 10 de setembro de 2018, e são dispensadas de inscrição no CNPJ; ou
d) Cadastro Nacional de Obras (CNO), para obras de construção civil, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 2.061, de 20 de dezembro de 2021;
III – inscrição de segurado, o Número de Identificação do Trabalhador (NIT) perante a Previdência Social; e
IV – estabelecimento da empresa, a dependência, matriz ou filial, que tenha número de CNPJ próprio e a obra de construção civil executada sob sua responsabilidade.
O sujeito passivo poderá eleger qualquer de seus estabelecimentos como estabelecimento matriz e poderá alterá-lo por meio de requerimento.
A RFB recusará o estabelecimento eleito como matriz quando constatar a impossibilidade ou a dificuldade de realizar o procedimento fiscal nesse estabelecimento.
3. DADOS
Os cadastros da Previdência Social são constituídos dos dados das empresas, dos equiparados a empresas, das pessoas físicas seguradas e das obras de construção civil.
4. INSCRIÇÃO E MATRÍCULA
A inscrição e a matrícula serão efetuadas, conforme o caso: (Lei nº 8.212, de 1991, art. 49; e Regulamento da Previdência Social, de 1999, arts. 256 e 256-A)
I – simultaneamente à inscrição no CNPJ, para as pessoas jurídicas ou os equiparados;
II – no CAEPF, conforme Instrução Normativa RFB nº 1.828, de 2018;
III – no CNO, conforme Instrução Normativa RFB nº 2.061, de 2021;
IV – no CEI, conforme Seção III deste Capítulo; e
V – no NIT, conforme ato do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
5. NIT – NÚMERO DE IDENTIFICAÇÃO DO TRABALHADOR
A inscrição dos segurados contribuinte individual, empregado doméstico, segurado especial e facultativo no NIT será feita uma única vez e deverá ser utilizada para o recolhimento de suas contribuições.
Após a cessação das atividades, os segurados contribuinte individual, empregado doméstico ou segurado especial deverão solicitar a suspensão de suas inscrições no NIT.
Os procedimentos de inscrição e suspensão, serão realizados perante o INSS, observadas as normas estabelecidas por esse órgão.
5.1. OBRIGATORIEDADE DE INSCRIÇÃO NO NIT
As empresas, os equiparados e as cooperativas de trabalho e de produção são obrigados a efetuar a inscrição no NIT dos contribuintes individuais contratados ou de seus cooperados, respectivamente, caso eles não comprovem sua inscrição na data da contratação pela empresa ou da admissão na cooperativa.
5.2. SIAFI
Os órgãos da administração pública direta e indireta, bem como as demais entidades integrantes do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (Siafi), que contratarem pessoa física para prestação de serviços eventuais, sem vínculo empregatício, inclusive como integrante de grupo-tarefa, deverão obter dela a respectiva inscrição no NIT ou, caso o trabalhador não esteja inscrito, providenciar a sua inscrição como contribuinte individual.
5.3. SEGURADO ESPECIAL
O segurado especial responsável pelo recolhimento da contribuição incidente sobre a comercialização de sua produção deverá providenciar a sua inscrição no NIT, e a inscrição da matrícula CEI ou CAEPF da propriedade rural, conforme o caso.
6. CEI – CADASTRO ESPECÍFICO DO INSS
A inscrição no CEI e suas alterações serão efetuadas, conforme o caso:
I – no portal do Centro Virtual de Atendimento (e-CAC);
II – no eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas);
III – pelo sujeito passivo, nas unidades de atendimento da RFB; ou
IV – de ofício, por servidor da RFB.
A inscrição efetuada será obrigatoriamente precedida da inscrição no CAEPF.
Os dados identificadores de corresponsáveis deverão ser informados no ato da inscrição.
Ao profissional liberal responsável por mais de um estabelecimento será atribuída uma matrícula CEI para cada estabelecimento em que tenha segurados empregados a seu serviço.
A matrícula CEI inscrita de ofício poderá ser emitida nos casos em que seja constatada a não existência de matrícula de estabelecimento, sem prejuízo da autuação cabível.
6.1. CRÉDITO TRIBUTÁRIO
Para fins de constituição do crédito tributário ou de parcelamento de débito, inclusive o decorrente de reclamatória trabalhista, de responsabilidade de empregador doméstico, ser-lhe-á atribuída, de ofício, uma matrícula CEI vinculada ao NIT já existente do empregado doméstico ou ao NIT a ele atribuído de ofício pelo INSS.
6.2. PROPRIEDADE RURAL
Será emitida uma matrícula CEI para cada propriedade rural de um mesmo produtor rural, ainda que localizadas no mesmo município.
O escritório administrativo de empregador rural pessoa física, que presta serviços somente à propriedade rural do empregador, deverá utilizar a mesma matrícula da propriedade rural para registrar os empregados administrativos, não se atribuindo ao escritório nova matrícula.
Será atribuída uma matrícula para cada contrato com produtor rural, parceiro, meeiro, arrendatário ou comodatário, independente da matrícula do proprietário.
Na venda da propriedade rural, deverá ser emitida uma matrícula para o seu adquirente.
O produtor rural que vender a propriedade rural deverá providenciar o encerramento da matrícula sob sua responsabilidade relativa à propriedade vendida.
6.3. ENCERRAMENTO DE ATIVIDADE
O encerramento de atividade e o respectivo encerramento da matrícula CEI dos sujeitos passivos obrigados a sua inscrição poderão ser requeridos no site da RFB na Internet ou em uma unidade de atendimento da RFB e serão efetivados após os procedimentos relativos à confirmação da regularidade de sua situação.
7. OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
Constitui fato gerador da obrigação acessória qualquer situação que, na forma da legislação aplicável, impõe a prática ou a abstenção de ato que não constitua a obrigação principal. (Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966 – Código Tributário Nacional (CTN), art. 115)
7.1. INFORMAÇÕES
As informações relativas a dados cadastrais e a fatos geradores de contribuições sociais previdenciárias, além de outras informações de interesse da RFB, serão fornecidas pelos sujeitos passivos por meio de:
I – GFIP referente a período anterior à obrigatoriedade de entrega da DCTFWeb prevista em ato específico;
II – eSocial; e
III – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf).
O responsável por prestar as informações deve manter à disposição da RFB, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária, toda a documentação que ampare as informações enviadas.
7.1.1. PREENCHIMENTO DA DA GFIP
Deverão preencher a GFIP de acordo com as instruções estabelecidas no Manual da GFIP os sujeitos passivos que ainda estiverem obrigados à sua entrega e os que precisarem declarar ou retificar as informações referentes a período anterior ao da obrigatoriedade da DCTFWeb.
7.1.2. ESOCIAL
O eSocial é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição e, juntamente com a EFD-Reinf e a DCTFWeb, substituirá a obrigação de entrega dessas informações em GFIP, conforme cronograma fixado por ato normativo específico.
As informações prestadas no eSocial, de interesse da RFB, e na EFD-Reinf deverão ser enviadas conforme as instruções constantes nos respectivos leiautes e Manuais de Orientação.
7.1.3. EFD-REINF
A EFD-Reinf, disciplinada pela Instrução Normativa RFB nº 2.043, de 12 de agosto de 2021, é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) a ser utilizado pelos sujeitos passivos em complemento às informações prestadas pelo eSocial, necessárias para a apuração de todas as contribuições sociais previdenciárias e as devidas a terceiros.
8. CRÉDITO TRIBUTÁRIO RELATIVO ÀS CONTRIBUIÇÕES SOCIAIS PREVIDENCIÁRIAS
O crédito tributário relativo às contribuições sociais previdenciárias administradas pela RFB e às devidas a terceiros será objeto de confissão de dívida pelos sujeitos passivos que utilizam o eSocial e a EFD-Reinf, por meio da DCTFWeb, para cada grupo de obrigados, a partir da competência em que a entrega da DCTFWeb se tornar obrigatória nos termos do disposto na Instrução Normativa RFB nº 2.005, de 29 de janeiro de 2021.
8.1. DISPENSA DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
Os sujeitos passivos ficam dispensados das seguintes obrigações acessórias:
I – a empresa contratada, de encaminhar GFIP à empresa contratante; e
II – à empresa contratante, de exigir e de manter em arquivo GFIP da contratada.
8.2. DCTFWEB
A DCTFWeb substitui a GFIP como instrumento de confissão de dívida e de constituição do crédito tributário e, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 2.005, de 2021, conterá informações relativas às contribuições sociais:
I – previstas nas alíneas “a” e “c” do parágrafo único do art. 11 da Lei nº 8.212, de 1991;
II – instituídas a título de substituição às incidentes sobre a folha de pagamento, inclusive as referentes à Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) de que trata os arts. 7º e 8º da Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011; e
III – devidas, por lei, a terceiros.
8.3. OBRIGAÇÕES DA EMPRESA E EQUIPARADOS
A empresa e o equiparado, sem prejuízo do cumprimento de outras obrigações acessórias previstas na legislação previdenciária, são obrigados a:
I – inscrever no RGPS os segurados empregados e os trabalhadores avulsos a seu serviço;
II – inscrever, quando pessoa jurídica, como contribuintes individuais no RGPS, as pessoas físicas contratadas sem vínculo empregatício e os sócios cooperados, no caso de cooperativas de trabalho e de produção, se ainda não inscritos;
III – elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:
a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;
b) agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;
c) identificados, os nomes das seguradas em gozo de salário-maternidade;
d) destacadas, as parcelas integrantes e as não integrantes da remuneração e os descontos legais; e
e) indicado, o número de cotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso;
IV – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições sociais a cargo da empresa, as contribuições sociais previdenciárias descontadas dos segurados, as decorrentes de sub-rogação, as retenções e os totais recolhidos;
V – fornecer, ao contribuinte individual que lhes presta serviços, comprovante do pagamento de remuneração, consignando a identificação completa da empresa, inclusive com o seu número de inscrição no CNPJ ou CAEPF, o número de inscrição do segurado no RGPS, o valor da remuneração paga, o desconto da contribuição efetuado e o compromisso de que a remuneração paga será informada e a contribuição correspondente será recolhida;
VI – prestar à RFB todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse desta, na forma por esta estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização;
VII – exibir à fiscalização da RFB, quando intimados, todos os documentos e livros relacionados às contribuições sociais previdenciárias, com observância das formalidades legais intrínsecas e extrínsecas;
VIII – informar mensalmente à RFB, por estabelecimento da empresa, com informações distintas por tomador de serviço e por obra de construção civil, os dados cadastrais, os fatos geradores, a base de cálculo e os valores devidos das contribuições sociais previdenciárias e outras informações de interesse da RFB, do INSS ou do Conselho Curador do FGTS;
IX – inscrever-se no CAEPF no prazo de 30 (trinta) dias contado da data do início de suas atividades, quando não sujeitos à inscrição no CNPJ;
X – inscrever no CNO a obra de construção civil executada sob sua responsabilidade, no prazo de 30 (trinta) dias contado do início da execução;
XI – comunicar ao INSS acidente de trabalho ocorrido com segurado empregado e trabalhador avulso, até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato;
XII – elaborar e manter atualizado Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho com referência aos agentes nocivos existentes no ambiente de trabalho de seus trabalhadores;
XIII – elaborar e manter atualizado Perfil Profissiográfico Previdenciário abrangendo as atividades desenvolvidas por trabalhador exposto a agente nocivo existente no ambiente de trabalho e fornecer ao trabalhador, no momento da rescisão do contrato de trabalho, cópia autêntica desse documento; e
XIV – elaborar e manter atualizadas as demonstrações ambientais, quando exigíveis em razão da atividade da empresa.
A inscrição do segurado empregado é efetuada diretamente na empresa, mediante preenchimento dos documentos que o habilitem ao exercício da atividade, formalizado pelo contrato de trabalho, e a inscrição dos trabalhadores avulsos é efetuada diretamente no Ogmo, no caso dos portuários, ou no sindicato de classe, nos demais casos, mediante cadastramento e registro do trabalhador.
8.4. OBRIGATORIEDADE DO ESOCIAL E DA EFD-REINF
A partir da obrigatoriedade do envio dos eventos do eSocial e da EFD-Reinf, conforme cronograma fixado por ato normativo específico:
I – a inscrição dos segurados, passará a ser feita pelo envio, com sucesso, dos eventos S-2200 e S-2300 ao eSocial, conforme o caso;
II – a obrigação acessória revista no subitem II do item 8.3, passará a ser cumprida pelo envio, com sucesso, dos eventos S-1200, S-2299 e S-2399 ao eSocial, conforme o caso; e
III – a obrigação acessória prevista no subitem VIII do item 8.3, passará a ser cumprida pela entrega, com sucesso, da DCTFWeb; e
IV – as obrigações acessórias previstas nos subitens XI e XIII do item 8.3, passarão a ser cumpridas pelo envio, com sucesso, dos eventos S-2210, S-2220 e S-2240 relativos a Saúde e Segurança do Trabalhador (SST), ao eSocial.
8.5. PARCELAS COMPLEMENTARES
É facultado à empresa e ao equiparado incluir na escrituração da folha de pagamento do mês corrente parcelas complementares relativas a meses anteriores, entendidas como aquelas somente passíveis de apuração ou conhecidas após o encerramento da folha de pagamento do mês em que a parcela é devida, hipótese em que:
I – se obriga a:
a) discriminar os valores devidos ao trabalhador em cada competência; e
b) recolher, juntamente com as contribuições apuradas no mês da escrituração, as contribuições incidentes sobre as parcelas relativas a meses anteriores informadas no mês da escrituração;
II – fica dispensada a obrigação de retificar as declarações correspondentes aos meses em que as parcelas são devidas.
8.6. CÓPIA DA FOLHA DE PAGAMENTO
A empresa deve manter, em cada estabelecimento e obra de construção civil executada sob sua responsabilidade, uma cópia da respectiva folha de pagamento.
8.7. LIVROS DIÁRIO E RAZÃO
Os lançamentos a que se refere o subitem IV do item 8.3, escriturados nos Livros Diário e Razão, são exigíveis pela fiscalização depois de 90 (noventa) dias contados da ocorrência dos fatos geradores das contribuições sociais previdenciárias, devendo:
I – atender ao princípio contábil do regime de competência;
II – registrar, em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuições sociais, de forma a identificar, clara e precisamente, as rubricas integrantes e as não integrantes do salário de contribuição, bem como as contribuições sociais previdenciárias descontadas dos segurados, as contribuições sociais a cargo da empresa, os valores retidos de empresas prestadoras de serviços e os valores pagos a cooperativas de trabalho.
8.8. MULTAS POR DESCUMPRIMENTO
O sujeito passivo que deixar de enviar as informações de interesse da RFB no prazo fixado ou que as enviar com incorreções ou omissões será intimado a enviá-las ou a prestar esclarecimentos e sujeitar-se-á às multas por descumprimento da obrigação acessória.
8.9. GUARDA DE DOCUMENTOS
O sujeito passivo deve manter à disposição da RFB, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária, os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações acessórias, observadas as normas estabelecidas pelos órgãos competentes.
8.10. EMPRESA OU EQUIPARADA – INFORMAÇÃO CADASTRAL
A empresa ou equiparado é obrigada a informar anualmente à RFB, na forma por ela estabelecida, o nome, o número de inscrição na Previdência Social e o endereço completo dos segurados, utilizados no período, a qualquer título, para distribuição ou comercialização de seus produtos, sejam eles de fabricação própria ou de terceiros, sempre que se tratar de empresa que realize vendas diretas.
A falta de envio das informações de interesse da RFB, na forma, no prazo e nas condições estabelecidos pela RFB, impede a expedição da certidão de prova de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional.
Fundamentação Legal: Instrução Normativa RFB nº 2110/2022 , arts. 15 a 28 e outros já citada no texto.
