LIVRO CAIXA

1. INTRODUÇÃO

Para realizar a apuração da base de cálculo do imposto de renda, o Livro Caixa deve ser escriturado pela pessoa física autônoma, inclusive os titulares de serviços notariais e de registro e os leiloeiros, onde mensalmente serão relacionadas as receitas recebidas e as despesas vinculadas à prestação de serviços sem vínculo empregatício.

Neste material serão abordados os aspectos relativos ao Livro Caixa, com base na Instrução Normativa RFB n° 1.500/2014 e Decreto n° 9.580/2018 (RIR/2018) e demais legislações que tratam sobre o tema.

2. LIVRO CAIXA

O Livro Caixa pode ser escriturado por meio de sistemas de processamento eletrônico, em formulários contínuos, com subdivisões numeradas em ordem sequencial ou tipograficamente. Após processado, se faz necessário imprimir e encadernar a escrituração em forma de livro, com termos de abertura e encerramento, contendo no termo de abertura o número de folhas escrituradas, não podendo conter intervalo em branco, entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas.

Apesar das formalidades descritas, o Livro Caixa é dispensado de registro na Receita Federal ou em cartórios, devendo ser disponibilizado caso seja exigido pela RFB (Instrução Normativa RFB n° 1.500/2014, artigo 104, § 4°)

A escrituração do Livro Caixa pode ser realizada por meio do Programa Carnê Leão. O programa da RFB apresenta diversas vantagens para o contribuinte, tais como:

a) plano de contas básico que pode ser ajustado de acordo com a atividade profissional da pessoa física;

b) cálculo do limite de dedução mensal;

c) transporte automático do excedente de deduções para o mês seguinte, até dezembro;

d) possibilidade de imprimir o Livro Caixa, inclusive com os termos de abertura e encerramento;

e) possibilidade de importar os dados cadastrais do Livro Caixa e o plano de contas ajustado de um exercício para o exercício seguinte.

3. DESPESAS DEDUTÍVEIS

A pessoa física que recebe rendimentos do trabalho não assalariado, o titular de serviços notariais e de registro e o leiloeiro, na escrituração do Livro Caixa podem deduzir da receita decorrente do exercício da respectiva atividade as seguintes despesas (RIR/2018, artigo 68; Instrução Normativa RFB n° 1.500/2014, artigo 104):

a) a remuneração paga a terceiros, desde que haja vínculo empregatício, e os encargos trabalhistas e previdenciários vinculados à remuneração, como por exemplo, INSS, FGTS;

b) os emolumentos pagos a terceiros, que são os valores correspondentes à retribuição pela execução, pelos serventuários públicos, de atos cartorários, judiciais e extrajudiciais; e

c) as despesas de custeio pagas, que são aquelas indispensáveis à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, como por exemplo, aluguel, telefone, luz, água, material de expediente e de consumo;

d) as importâncias pagas, devidas aos empregados em virtude da relação de trabalho, por mais que tais valores não integrem a remuneração do trabalhador, caso configurem despesas necessárias para obtenção de receita e manutenção da fonte pagadora. As importâncias previstas em convenções e acordos coletivos de trabalho devidas ao empregado são exemplos de despesa dedutível, pois constituem obrigações do empregador, sendo, portanto, despesas necessárias para percepção de receita e à manutenção da fonte pagadora.

Para os titulares de serviços notariais e de registro, as despesas com vale-refeição, vale-alimentação e planos de saúde destinados indistintamente a todos os empregados podem ser consideradas dedutíveis na escrituração do Livro Caixa, assim como os gastos com contratação de serviço de carro-forte para transporte de numerários, desde que comprovados mediante documentação hábil e idônea (§§ 6° e 7° do artigo 104 da Instrução Normativa RFB n° 1.500/2014).

As contribuições para a Previdência Social da União pagas pela pessoa física na condição de contribuinte individual/autônomo são dedutíveis na apuração da base de cálculo do imposto de renda devido pelo contribuinte, desde que tenha auferido rendimentos tributáveis sujeitos ao ajuste anual (Solução de Consulta n° 25/2010 da 1° Região Fiscal).

Para o profissional autônomo que presta serviços advocatícios, os valores repassados a outros advogados são considerados despesas dedutíveis na escrituração do Livro Caixa, desde que fique caracterizada a necessidade dos repasses para a percepção de rendimentos e manutenção da fonte produtora (Solução de Consulta n° 63/2006 da 7° Região Fiscal).

Entretanto, as pessoas físicas que exercem determinadas atividades não podem se beneficiar da dedução das despesas vinculadas a atividade na escrituração do Livro Caixa, pois a base de cálculo do imposto de renda é definida com base em percentuais. São as seguintes atividades: (Instrução Normativa RFB n°1.500/2014, artigo 104, § 1°)

a) transportador autônomo de cargas: a base de cálculo do imposto de renda corresponde a 10%, no mínimo, do rendimento decorrente da atividade;

b) transportador autônomo de passageiros: a base de cálculo do imposto de renda corresponde a 60%, no mínimo, do rendimento decorrente da atividade;

c) garimpeiro: a base de cálculo do imposto de renda corresponde a 10%, no mínimo, do rendimento decorrente da venda, para empresas legalmente habilitadas, de metais preciosos, pedras preciosas e semipreciosas por ele extraído.

3.1. Despesas de custeio

Não há previsão legislação o que pode ser considerado como despesa de custeio, sendo necessário que o próprio contribuinte analise cada gasto realizado, a fim de identificar se a despesa é dedutível ou não.

Conforme pergunta n° 401 do Perguntas do Imposto de Renda da Pessoa Física 2020:

DESPESAS DE CUSTEIO

401 – O que se considera e qual é o limite mensal da despesa de custeio passível de dedução no livro-caixa?

Considera-se despesa de custeio aquela indispensável à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, como aluguel, água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo.

O valor das despesas dedutíveis, escrituradas em livro-caixa, está limitado ao valor da receita mensal recebida de pessoa física ou jurídica.

No caso de as despesas escrituradas no livro-caixa excederem as receitas recebidas por serviços prestados como autônomo a pessoa física e/ou jurídica em determinado mês, o excesso pode ser somado às despesas dos meses subsequentes até dezembro do ano-calendário. O excesso de despesas existente em dezembro não deve ser informado nesse mês nem transposto para o próximo ano-calendário.

(Lei n° 8.134, de 27 de dezembro de 1990, art. 6°; Regulamento do Imposto sobre a Renda – RIR/2018, art. 69, aprovado pelo Decreto n° 9.580, de 22 de novembro de 2018; e Instrução Normativa RFB n° 1.500, de 29 de outubro de 2014, art. 104, § 3°)

É considerada despesa de custeio aquela indispensável para a obtenção de receita e à manutenção da atividade da pessoa física, como material de consumo ou de expediente, aluguel, luz, água e telefone.

Entretanto, somente os valores efetivamente desembolsados pelo contribuinte podem ser deduzidos da base de cálculo do imposto, ou seja, escriturados como despesa no Livro Caixa.

4. DESPESAS INDEDUTÍVEIS

Conforme descrito anteriormente, para que a despesa possa ser considerada dedutível ela deve ser necessária para a obtenção da receita e à manutenção da fonte produtora dos rendimentos, caso contrário será considerada indedutível.

De acordo com o RIR/2018, artigo 68, parágrafo único e a Instrução Normativa RFB n° 1.500/2014, artigo 104, § 1°, não são consideradas despesas dedutíveis os valores referentes:

a) as quotas de depreciação de máquinas, equipamentos e instalações, bem como as despesas de arrendamento (leasing);

b) as despesas com locomoção e transporte, exceto no caso de representante comercial autônomo, quando ônus da despesa é do próprio representante;

c) as despesas relacionadas à prestação de serviços de transporte e aos rendimentos auferidos pelos garimpeiros (na hipótese em que a base de cálculo do imposto de renda corresponde a 10%, no mínimo, do rendimento auferido, conforme descrito no item 3).

Para o leiloeiro oficial judicial, as despesas realizadas com locomoção, transporte, alimentação e hospedagem são indedutíveis, conforme previsto na Solução de Consulta n° 2/2012.

5. COMPROVAÇÃO

As receitas e despesas escrituradas no Livro Caixa deverão ser comprovadas por meio de documentação hábil e idônea, devendo o contribuinte realizar a sua manutenção e guarda, ficando disponível para a fiscalização enquanto não ocorrer à prescrição ou decadência do imposto de renda apurado com base nestas informações. (Instrução Normativa RFB n° 1.500/2014, artigo 104, § 2°; Lei n° 5.172/66, artigo 168 e 173)

De acordo com a pergunta n° 405 do Perguntas do Imposto de Renda da Pessoa Física 2020, não serão aceitos tíquetes de caixa e recibos não identificados para comprovar despesas na escrituração do Livro Caixa:

405 – Podem ser aceitos tíquetes de caixa, recibos não identificados e documentos semelhantes para comprovar despesas no livro-caixa?

Não. Para que tais despesas sejam dedutíveis, o documento fiscal deve conter a perfeita identificação do adquirente e das despesas realizadas, sendo que estas devem ser necessárias e indispensáveis à manutenção da fonte produtora dos rendimentos.

Assim sendo, quaisquer gastos que não possam ser comprovados por meio de documentação hábil e idônea ou que não sejam necessários e indispensáveis para a atividade da pessoa física serão considerados indedutíveis.

6. EXCESSO DE DESPESAS

Conforme previsto no artigo 69 do RIR/2018, as deduções permitidas na apuração do Livro Caixa não podem exceder à receita mensal da respectiva atividade. As despesas que excederem a receita mensal poderão ser computadas para dedução nos meses seguintes, até dezembro do ano-calendário.

O excesso de deduções existentes no final do ano-calendário não poderá ser transportado para dedução no ano seguinte. (RIR/2018, artigo 69, § 1°)

7. EXEMPLOS DE DEDUÇÕES

O Parecer Normativo CST n° 60/78 traz alguns exemplos de despesas consideradas dedutíveis na apuração do Livro Caixa, como:

a) bens próprios de consumo, como materiais de escritório, de limpeza e conservação e produtos de qualquer natureza utilizados e consumidos nos tratamentos, reparos, consertos, recuperações e outras;

b) quando o imóvel residencial é utilizado concomitantemente para atividade profissional, é admitida como dedutível a quinta parte das despesas com aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular, condomínio, quando não se possam comprovar quais as oriundas da atividade profissional exercida;

c) despesas com aquisição de livros técnicos, jornais, revistas e outras, desde que inerentes à atividade profissional do autônomo, sendo tais gastos necessários ao desempenho de suas funções;

d) pagamentos a terceiros sem vínculo empregatício, desde que o gasto seja considerado como despesa de custeio, ou seja, necessário à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora;

f) despesas com publicidade e propaganda da atividade profissional da pessoa física;

g) despesas efetuadas com participações em encontros científicos, congressos, seminários e simpósios também são despesas dedutíveis, desde que guardem estreita relação com a atividade desenvolvida pelo contribuinte, observada, inclusive, a sua especialização profissional. Neste caso, além dos gastos com a inscrição no evento, também são consideradas despesas dedutíveis os gastos despendidos na aquisição de passagens indispensáveis ao transporte de ida e volta ao local do evento, sendo necessário manter a guarda do certificado de comparecimento;

h) as contribuições a associações, conselhos e associações também são dedutíveis quando relacionadas com a atividade do profissional autônomo e comprovadas por meio de documentação hábil e idônea.

8. LIVRO CAIXA DO PROGRAMA CARNÊ-LEÃO

Deverão ser escriturados no Livro Caixa todos os rendimentos sujeitos ao recolhimento mensal obrigatório (Carnê-Leão), por mais que o total mensal recebido seja inferior a R$ 1.903,98 (limite da 1ª faixa da tabela progressiva do IRPF vigente até o momento), assim como as despesas dedutíveis.
9. DECLARAÇÃO DE AJUSTE ANUAL

As despesas escrituradas no Livro Caixa através do carnê-leão deverão ser importadas para a Declaração de Ajuste Anual, onde irão preencher a penúltima coluna da aba “Outras Informações” na ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de PF/Exterior”. Já os rendimentos do trabalho não assalariado irão preencher a primeira coluna da referida ficha.

Os rendimentos recebidos de pessoas jurídicas não serão importados para o programa, sendo utilizados somente para o cálculo do limite legal das deduções do livro caixa que serão importadas. Nesse caso, os rendimentos recebidos de pessoas jurídicas deverão ser informados na ficha “Rend. Trib. Receb. De Pessoa Jurídica”.

A importação dos dados do programa Carnê Leão para a Declaração de Ajuste Anual pode ser feita da seguinte forma:

a) clicar no botão “Importar Dados do Carnê-Leão”;

b) selecionar a unidade e pasta onde está o arquivo gerado pela opção “Exportar para o IRPF20XX” do programa Carnê Leão 20XX;

Caso o contribuinte não utilize o programa Carnê Leão 20xx ou necessitar complementar os dados dessa ficha e tiver alguma dúvida no preenchimento, poderá consultar o Ajuda do Programa IRPF20xx.