Planejamento e execução do orçamento: por que tantas empresas ainda erram?

Todas as empresas planejam seus resultados. Assim como todos os departamentos dentro de uma empresa também fazem o seu planejamento. Entre todos eles, muitos alcançam seus objetivos. Já outros…

Se pensarmos, em especial nas pequenas e médias empresas, por que será que a maioria ainda falha no momento de executar o plano? Porque será que nessa hora, muito do que foi discutido anteriormente fica guardado na gaveta?

Em qual das fases do “planejar, executar, monitorar e avaliar e revisar” é comum que um gestor perca o foco?

Foi para abordar essas questões que o Finance Conference convidou o Gilles de Paula, CEO e cofounder da Treasy para palestrar. O encontro aconteceu no primeiro dia do evento, 8 de setembro.

O Finance Conference é uma co-realização entre o portal Administradores e o B2B Stack, maior portal de brasileiro de busca e avaliação de softwares.

O evento é 100% online e totalmente gratuito e acontece até o dia 11 de setembro, próxima sexta-feira. Quem quiser participar, ainda pode se inscrever gratuitamente. O conteúdo ficará salvo na plataforma até o último dia.

Por que as pequenas e médias empresas falham na execução do planejamento?

Para responder a isso, Gilles de Paula cita alguns pontos críticos entre as pequenas empresas. “Planejar é algo universal. O processo de planejamento é simples (na teoria). Mas, a realidade das pequenas empresas é diferente. O empreendedor fica ocupado com outras coisas e um profissional financeiro qualificado custa caro. O resultado é um crescimento tímido no final do ano”, observa.

Para ele, as médias empresas enfrentam outro tipo de dor. “Nas estruturas maiores, em geral, há um processo de planejamento implementado, mas que roda de forma pouco ágil. A revisão também leva muito tempo. Além disso, muitos usam softwares, mas que atuam de forma desconectada”, avalia.

Para ambas, o resultado, segundo o palestrante, é um grande abismo entre a estratégia da empresa e a execução.

Como resolver? Gilles de Paula trabalha há mais de 15 anos em áreas relacionadas a planejamento, controladoria e finanças e tem muita bagagem para compartilhar. Ele trouxe 5 passos essenciais.

Os desafios de começar um planejamento financeiro

“O primeiro desafio é ‘vender’ a necessidade do planejamento orçamentário dentro da empresa. O segundo é implementar um processo. O terceiro é criar uma cultura orçamentária. Depois, é necessário descentralizar o orçamento. E por fim, é preciso saber simular cenários com agilidade para poder se reinventar a todo momento, principalmente, em épocas de crise”, comenta.

Quais são os passos para eliminar o abismo entre o planejamento e a execução do orçamento?

De acordo com Gilles, as etapas que levam ao desenvolvimento de um bom planejamento financeiro podem ser divididas da seguinte forma:

  1. Definição das metas;
  2. Planejamento;
  3. Execução do plano;
  4. Monitoramento e avaliação;
  5. Revisão dos planos (caso necessário).

1- Definição das metas: como fazer na prática?

“O planejamento que tem muitas metas é o famoso ‘pato’. Não faz nada muito bem. É preciso definir o OTM (a métrica que importa)”, comenta.

Afinal, toda empresa quer crescer faturamento, reduzir despesas operacionais, melhorar a margem de contribuição sem sair do ponto de equilíbrio, melhorar o EBITDA. Mas, um planejamento financeiro empresarial que tenta atender a diversas demandas ao mesmo tempo será pouco efetivo.

Segundo ele, para começar, o primeiro passo, portanto, é definir, de forma clara, um único objetivo.

2 – Planejamento: como envolver a empresa?

“O profissional de outras áreas não é obrigado a conhecer a fundo o mundo das finanças. Para fazer o orçamento da empresa, é preciso que o financeiro comunique muito bem qual é a meta primária do negócio”, comenta.

De acordo com Gilles, o que acontece de forma mais comum dentro das empresas é o compartilhamento de um ‘planilhão monstro’, na qual se espera que seja feito um orçamento para o próximo ano.

“O que vemos é que a equipe de outros departamentos se planeja adicionando ‘extras’ ao orçamento para atender ‘hipóteses’ que poderão acontecer no meio do caminho. Para solucionar essa situação, a primeira providência é comunicar devidamente a OTM (objetivo principal do negócio)”, recomenda.

Além disso, Gilles orienta que o profissional de finanças ofereça uma direção ao gestor de cada área. Assim, ele poderá planejar a partir das estratégias que estão funcionando, e que serão mantidas, e eliminar do plano o que não está.

Para essa reflexão, Gilles recomenda o uso da ferramenta 3C’s, que auxilia no entendimento do que se deve:

  1. Começar a fazer – o que é novo
  2. Continuar a fazer – porque gera resultado
  3. Cessar de fazer – o que não será mais feito

3 – Executando o plano em cenários diferentes

“Simular cenários é fundamental. Ninguém acerta de primeira. Não se deve parar na primeira versão do orçamento”, o palestrante observa.

Para ele, é preciso sempre se questionar se não há outra maneira mais fácil, mais simples, mais barata, mais rápida e menos arriscada de chegar na mesma OTM.

4 – Acompanhando o orçamento

“O processo orçamentário exige rotina. É preciso fazer o controle periódico mensal para identificar desvios relevantes para corrigi-los a tempo. Para ajudar, faça uma classificação em 3 grupos: identifique os desvios corriqueiros, os desvios de indexadores e os desvios estratégicos”, observa.

Para compreender esses cenários, ele recomenda o uso de uma ferramenta chamada “FCA – fato / causa/ ação”.

5 – Revisão dos planos: quando fazer?

“O acompanhamento do orçamento deve ser mensal. É preciso entender se o plano continua coerente no decorrer do ano. Se não, é preciso revisá-lo”.

Mas, uma dúvida que surge é se o gestor sempre deve fazer esta revisão. “É preciso ter consciência de que os planos servem para guiar as ações. Se o plano perdeu o contato com a realidade, começa a surgir o abismo entre a estratégia e a execução.”

Caso os planos não estejam mais coerentes com o cenário atual da empresa, é hora de fazer uma revisão orçamentária, criar um novo plano para tentar resolver os desvios.

E quando as metas da empresa deixam de fazer sentido se deve fazer um novo planejamento orçamentário. “O fluxo de trabalho pode ser manter a meta e manter o plano; manter a meta, mas revisar o plano; ou revisar a meta e revisar o plano”.

A prática da execução do orçamento: como não errar

Para encerrar, Gilles reforça o checklist do papel do profissional de finanças para o sucesso do planejamento e execução do orçamento:

  1. Facilitar a definição de uma meta primária alinhada à estratégia do negócio;
  2. Facilitar para que os gestores elaborem um bom planejamento para chegar nessa meta;
  3. Facilitar para que a diretoria e gestores simulem cenários alternativos;
  4. Facilitar para que os gestores acompanhem efetivamente os planos, encontrando os desvios a tempo de corrigi-los;
  5. Facilitar para que as revisões orçamentárias aconteçam quando forem necessárias, de forma ágil e rápida.

Se quiser assistir a palestra do Gilles de Paula no Finance Conference faça sua inscrição gratuita no evento.

Ainda dá tempo de participar!

 

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