1. Introdução
A Instrução Normativa RFB N° 2.022, de 16 de abril de 2021, regulamentou no ambito da Receita Federal do Brasil:
I – a entrega de documentos;
II – a abertura de processo digital por meio do Centro Virtual de Atendimento (e-CAC); e
III – a comunicação eletrônica de atos.
2. Efeitos e Definições
considera-se:
I – documento, a unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II – documento digital, a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
III – processo digital, o processo administrativo formalizado em meio eletrônico;
IV – interessado, a pessoa ou ente em nome da qual houver sido formalizado o processo, inclusive a empresa sucessora em relação à sucedida, o sócio responsável perante o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e o corresponsável;
V – procurador digital, a pessoa física ou jurídica a quem tenham sido outorgados poderes para representar o interessado perante a RFB no cumprimento de formalidades relacionadas a processos digitais, com a opção do serviço “Processos Digitais” do sistema Procurações, nos termos da Instrução Normativa RFB n° 1.751, de 16 de outubro de 2017;
VI – arquivo não paginável, o documento digital em formato relacionado no Anexo II desta Instrução Normativa, que não pode ser convertido para o formato Portable Document Format (PDF) sem perda de informação, resolução ou característica que resulte no comprometimento da análise do conteúdo; e
VII – solicitação de juntada de documentos, o procedimento de envio eletrônico de um ou mais documentos, para que sejam juntados aos autos de processo digital, mediante análise de pertinência e cumprimento de requisitos formais.
3. Entrega de Documentos
A entrega de documentos será realizada obrigatoriamente no formato digital e exclusivamente por meio do e-CAC de que trata a Instrução Normativa RFB n° 1.995, de 24 de novembro de 2020.
3.1. Formato Digital
A entrega de documentos no formato digital por meio do e-CAC será opcional para:
I – a pessoa física, inclusive a equiparada à jurídica;
II – o Microempreendedor Individual (MEI) optante pelo Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional (Simei);
III – a pessoa jurídica isenta, imune ou não tributada na forma prevista na Instrução Normativa RFB n° 1.700, de 14 de março de 2017; e
IV – a pessoa jurídica tributada pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), unicamente quando o acesso ao serviço exigir assinatura digital por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
3.2. Não aplicabilidade
Não se aplica o disposto acima aos casos em que a legislação aplicável exigir assinatura com certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil.
3.3. Falha ou indisponibilidade
Em caso de falha ou indisponibilidade dos sistemas informatizados da RFB que impeça a transmissão de documentos por meio do e-CAC, a entrega poderá ser feita, excepcionalmente, em unidade da RFB, em formato digital.
O interessado deverá comprovar a ocorrência de falha ou indisponibilidade dos sistemas informatizados da RFB que impediu a transmissão dos documentos por meio do e-CAC.
4. Documento Digital
Os documentos digitais deverão ser produzidos ou reproduzidos no formato PDF, padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A – versões PDF 1.4 ou superior) ou, caso os arquivos possuam as extensões previstas no Anexo II da IN RFB 2022/21, compactados em formato “.zip”.
Somente os tipos de arquivos previstos no Anexo II da IN RFB 2022/21, poderão compor os arquivos compactados com extensão “.zip”, observadas a nomenclatura de arquivos digitais e as orientações estabelecidas no Anexo I da IN RFB 2022/21.
4.1. Documentos nato-digitais
Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente por meio dos padrões de assinatura eletrônica definidos no Decreto n° 10.543, de 13 de novembro de 2020, são considerados originais para todos os efeitos legais.
Os demais documentos digitalizados estarão sujeitos à conferência de sua integridade.
O documento ou meio de prova cuja reprodução não possa ser feita por meio digital deve ser entregue na unidade da RFB de jurisdição do sujeito passivo.
4.2. Documentos Originais
Os documentos originais e as cópias dos documentos digitais transmitidos por meio do e-CAC, ou entregues em unidade da RFB, deverão permanecer à disposição da Administração Tributária:
I – até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram, caso se trate de livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados;
II – enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados, inclusive os relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros; ou
III – até que decaia o direito de a Administração rever os atos praticados no processo.
É autorizada a destruição dos originais digitalizados, desde que atendidos os requisitos estabelecidos no art. 1° da Medida Provisória n° 2.200-2, de 2001, no art. 2°-A da Lei n° 12.682, 9 de julho de 2012, e observado o disposto nos arts. 4°, 5°, 9°, 10 e 11 do Decreto n° 10.278, de 18 de março de 2020.
O interessado é responsável pelo conteúdo do documento digital entregue e por sua fiel correspondência ao documento original, inclusive em relação ao documento digital por ele entregue ao agente público para recepção e juntada ao processo digital, conforme previsto no art. 11 do Decreto n° 8.539, de 8 de outubro de 2015.
5. Solicitação de abertura de processo digital
A solicitação de abertura de processo digital será realizada por meio do e-CAC.
Somente o interessado ou o seu procurador digital poderá solicitar a abertura de processo digital.
Os interessados poderão solicitar a abertura de processo digital em unidade de atendimento da RFB, mediante entrega dos documentos exigidos pela legislação aplicável para sua formalização.
O procurador legalmente constituído que não possua procuração RFB ou procuração eletrônica, nos termos da Instrução Normativa RFB n° 1.751, de 2017, poderá solicitar a abertura de processo digital, na forma prevista no § 2°, quando representar os interessados.
5.1. Juntada de documentos
Também deverão ser juntados aos autos do processo digital, por meio da digitalização do original:
I – o documento que comprove a outorga de poderes;
II – o documento de identificação do outorgado;
III – em caso de procuração outorgada por instrumento particular sem firma reconhecida, o documento de identificação do outorgante.
Para cada serviço a ser requerido deverá ser aberto um processo digital específico.
O processo digital aberto no e-CAC ficará disponível para solicitação de juntada de documentos pelo prazo de 3 (três) dias úteis, contado da data de sua abertura.
6. Solicitação de juntada de documentos digitais
A solicitação de juntada de documentos digitais será realizada por meio do e-CAC.
Somente o interessado ou o seu procurador digital poderá solicitar a juntada de documentos por meio do e-CAC.
6.1. Arquivos separados
Na solicitação de juntada, os documentos deverão ser enviados em arquivos separados, conforme o conteúdo, com indicação do tipo de documento no sistema e-Processo, vedado seu fracionamento, exceto quando o arquivo exceder 15 (quinze) megabytes, que equivalem a 15.360 (quinze mil, trezentos e sessenta) kilobytes.
Não serão aceitos, para juntada ao processo digital, os documentos que:
I – não guardem relação de pertinência com o processo ou com o serviço previamente requerido;
II – possuam conteúdos diversos em um único arquivo digital, ressalvada a hipótese de solicitação de juntada de arquivos não pagináveis, nas situações previstas nesta Instrução Normativa; e
III – forem classificados por tipo diverso ao seu conteúdo, quando requerida a informação de alegações pelo e-Processo.
Os documentos entregues em formato digital por meio do e-CAC, inclusive a impugnação, o recurso e demais termos processuais produzidos eletronicamente, deverão conter assinatura eletrônica avançada ou qualificada, conforme determinam os arts. 4° e 5° do Decreto n° 10.543, de 2020.
6.2. Atendimento Presencial
Em caso de atendimento presencial, nas hipóteses previstas, o interessado ou o procurador, deverá apresentar os documentos necessários à análise do processo ou os exigidos para a obtenção do serviço requerido, para que seja realizada a solicitação de juntada ao processo digital.
Os documentos apresentados em papel serão tratados na forma prevista no art. 12 do Decreto n° 8.539, de 2015.
6.3. Dispositivo Móvel
O dispositivo móvel com os documentos digitais assinados eletronicamente deverá ser apresentado à unidade da RFB em que será realizado o atendimento presencial.
A recepção de documentos digitais gravados em dispositivo móvel fica condicionada à confirmação, pela unidade de atendimento, da assinatura eletrônica.
Não serão recepcionados os documentos digitais:
I – com assinatura eletrônica inválida ou que seja diferente de assinatura eletrônica avançada ou qualificada;
II – rejeitados pelas verificações de segurança da RFB; ou
III – que não atendam ao disposto da Instrução Normativa RFB 2022/2021.
Os documentos apresentados em formato digital deverão conter assinatura eletrônica efetuada por meio do:
I – Assinador Serpro, disponível para download na internet no endereço https://www.serpro.gov.br/, com utilização da opção “Assinar PDF” em caso de arquivos no formato PDF; ou
II – Assinador ITI, com assinatura eletrônica em nível avançado ou qualificado, disponível no endereço <https://assinador.iti.br/>.
6.4. Assinatura Eletrônica
A assinatura eletrônica constitui prova de autenticidade e integridade dos documentos originais sob a guarda do interessado, dos quais foram gerados os documentos digitais entregues à unidade de atendimento, nos termos do art. 6° do Decreto n° 8.539, de 2015.
A solicitação de juntada feita no atendimento presencial em desacordo com as regras previstas nesta Instrução Normativa deverá ser indeferida no momento da sua análise.
O dispositivo móvel com os documentos digitais assinados eletronicamente deverá ser apresentado à unidade da RFB em que será realizado o atendimento presencial.
A recepção de documentos digitais gravados em dispositivo móvel fica condicionada à confirmação, pela unidade de atendimento, da assinatura eletrônica.
6.5. Não serão recepcionados os documentos digitais:
I – com assinatura eletrônica inválida ou que seja diferente de assinatura eletrônica avançada ou qualificada;
II – rejeitados pelas verificações de segurança da RFB; ou
III – que não atendam ao disposto nessa matéria.
7. Prazos Legais
Considera-se entregue o documento por meio eletrônico na data e horário constantes do recibo eletrônico emitido pelo e-CAC.
Para fins de cumprimento dos prazos legais e dos prazos concedidos pela autoridade administrativa para a prática de atos, considera-se tempestiva a entrega realizada até as 23h59min (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do último dia do referido prazo, de acordo com o horário oficial de Brasília.
8. Intimação por meio eletrônico
A intimação por meio eletrônico será enviada ao domicílio tributário eletrônico do sujeito passivo ou registrada em meio magnético ou equivalente por ele utilizado.
8.1. Domicílio tributário eletrônico
Considera-se domicílio tributário eletrônico do sujeito passivo a Caixa Postal a ele atribuída pela Administração Tributária, mediante autorização expressa, disponibilizada por meio do e-CAC.
A autorização deverá ser formalizada mediante envio, pelo sujeito passivo, do Termo de Opção correspondente, por meio do e-CAC.
A intimação registrada em meio magnético, será feita em caso de aplicação de penalidade pela entrega de declaração depois de expirado o prazo estabelecido pela legislação.
O recibo de entrega e a intimação correspondente serão exibidos no ato da transmissão da declaração e ficarão disponíveis para impressão.
9. Intimação por meio eletrônico
Considera-se feita a intimação por meio eletrônico:
I – 15 (quinze) dias, contados da data registrada no comprovante de entrega no domicílio tributário do sujeito passivo;
II – na data em que o sujeito passivo efetuar consulta no endereço eletrônico a ele atribuído pela administração tributária, se ocorrida antes do prazo previsto no inciso I; ou
III – na data registrada no meio magnético ou equivalente utilizado pelo sujeito passivo.
9.2. Publicação de edital eletrônico
A intimação será realizada por meio da publicação de edital eletrônico no site da RFB na internet nas seguintes hipóteses:
I – quando resultar improfícua a intimação realizada por meio eletrônico; ou
II – se o sujeito passivo tiver sua inscrição declarada inapta perante o cadastro fiscal.
Considera-se feita a intimação depois de transcorridos 15 (quinze) dias da publicação do edital eletrônico.
No caso de pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional será observado o disposto no art. 122 da Resolução CGSN n° 140, de 22 de maio de 2018.
Fundamentação Legal: Instrução Normativa RFB 2022 de 16 de abril de 2021.
