1. INTRODUÇÃO
Factoring ou Fomento Mercantil, é uma operação financeira pela qual uma empresa vende seus direitos creditórios, que seriam pagos a prazo, por meio de títulos a um terceiro, que os compra a vista, porém com desconto.
É a prestação contínua, por sociedade de fomento mercantil, de um ou mais dos seguintes serviços a sociedades ou firmas que tenham por objetivo o exercício das atividades mercantis ou de prestação de serviços, bem como a pessoas que exerçam atividade econômica em nome próprio e de forma organizada:
a)acompanhamento do processo produtivo ou mercadológico;
b) acompanhamento de contas a receber e a pagar;
c)seleção e avaliação de clientes, devedores ou fornecedores.
2. NOVOS PROCEDIMENTOS – CUMPRIMENTO DE DEVERES
A Resolução COAF n° 041, de 08 de agosto de 2022, dispõs sobre disposições que as empresas de factoring devem cumprir.
2.1. APLICABILIDADE
A presente Resolução tem por objetivo disciplinar a forma de cumprimento dos deveres de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo e da proliferação de armas de destruição em massa – PLD/FTP legalmente atribuídos a empresas de fomento comercial ou mercantil (factoring), em qualquer de suas modalidades.
As empresas devem observar as disposições desta Resolução em todos os negócios e operações que realizarem, inclusive naqueles que envolverem:
I – compra ou venda de outros bens ou aquisição ou prestação de outros serviços não pertinentes nem vinculados à atividade de factoring; e
II – compra ou venda de bens móveis ou imóveis que integrem seu ativo.
3. POLÍTICA DE PLD/FTP
As empresas, devem implementar e manter política formulada com o objetivo de assegurar o cumprimento dos seus deveres de PLD/FTP estabelecidos nos arts. 10 e 11 da Lei n° 9.613, de 3 de março de 1998, e em outras disposições legais correlatas, de modo compatível com seu porte e volume de operações, e proporcional aos riscos correspondentes, e deve conter, no mínimo:
I – diretrizes para:
a) definição de papéis e responsabilidades em relação ao cumprimento dos deveres especificados nas normas do Coaf, sem prejuízo da ampla responsabilização prevista no art. 12 da Lei n° 9.613, de 1998;
b) avaliação prévia de novos produtos e serviços, bem como utilização de novas tecnologias, no tocante a riscos de lavagem de dinheiro, de financiamento do terrorismo e da proliferação de armas de destruição em massa – LD/FTP;
c) avaliação interna de riscos de LD/FTP;
d) promoção de cultura organizacional de PLD/FTP, contemplando, inclusive, funcionários, prestadores de serviços terceirizados e colaboradores de um modo geral, bem como parceiros com atuação relevante em modelos de negócio adotados pelo supervisionado, levando em conta as atividades correspondentes;
e) seleção e contratação de funcionários, prestadores de serviços terceirizados e colaboradores de um modo geral, bem como parceiros com atuação relevante em modelos de negócio adotados pelo supervisionado, tendo em vista os riscos de LD/FTP relacionados à correspondente atuação;
f) contínua capacitação de funcionários sobre o tema da PLD/FTP;
g) verificação periódica do cumprimento da política, dos procedimentos e dos controles internos de que trata esta Resolução, bem como a identificação e a correção das deficiências verificadas;
h) prevenção de conflitos entre os interesses comerciais e empresariais e os mecanismos de PLD/FTP.
II – diretrizes para implementação de procedimentos e controles internos destinados a:
a) realização de devida diligência para a identificação e qualificação de clientes e demais envolvidos, inclusive beneficiário(s) final(is), nas operações que realizarem;
b) obtenção de informações sobre o propósito e a natureza da relação de negócios;
c) coleta, verificação, validação e atualização de informações cadastrais, visando a conhecer os clientes, os funcionários, os parceiros e os prestadores de serviços terceirizados;
d) identificação de pessoas expostas politicamente (PEP) envolvidas nas operações, inclusive beneficiário(s) final(is);
e) identificação de pessoas alcançadas por determinações de indisponibilidade de ativos oriundas do Conselho de Segurança das Nações Unidas – CSNU ou de seus comitês de sanções na forma da Lei n° 13.810, de 8 de março de 2019, e da legislação correlata;
f) devido registro de operações, independentemente do modo como possam ser formalmente designadas;
g) monitoramento, seleção e análise de operações e situações atípicas ou suspeitas;
h) encaminhamento de comunicações devidas ao Coaf; e
III – comprometimento formal da alta administração com a efetividade e a adequação da política, dos procedimentos e dos controles internos de PLD/FTP.
A política deve ser divulgada aos funcionários, prestadores de serviços terceirizados e colaboradores de um modo geral, bem como aos parceiros com atuação relevante em modelos de negócio adotados pelo supervisionado, mediante linguagem clara e acessível, em nível de detalhamento compatível com os papéis que desempenhem e com a sensibilidade das informações.
Deve ser documentada, mantida atualizada e aprovada, no âmbito da empresa, por seus administradores, sem prejuízo, em todo caso, da sua ampla responsabilização, conforme o previsto no art. 12 da Lei n° 9.613, de 1998, mesmo na eventual ausência de aprovação devida.
4. ADOÇÃO DE POLÍTICA ÚNICA
Admite-se que as empresas de factoring que integrem conglomerado ou grupo econômico, inclusive com controle situado no exterior, cumpram o dever de que trata o item 3, mediante adoção de política única de PLD/FTP porventura observada no âmbito do conglomerado ou grupo, desde que essa política única contemple o conteúdo mínimo indicado.
5. PROCEDIMENTOS DE COMPARTILHAMENTO D EINFORMAÇÕES
A política de PLD/FTP adotada por empresas de factoring que integrem conglomerado ou grupo econômico, na forma admitida pelo item 4 ou não, deve contemplar, em todo caso, diretrizes para implementação de procedimentos de compartilhamento de informações no âmbito do conglomerado ou do grupo para fins de PLD/FTP, sem prejuízo de eventuais limites legais que devam ser observados no tocante a esse compartilhamento.
6. GOVERNANÇA DA POLÍTICA DE PLD/FTP
As empresas referidas no item 2, devem dispor de estrutura de governança, compatível com seu porte e volume de operações e proporcional aos riscos de LD/FTP relacionados às suas atividades, visando a assegurar o cumprimento de sua política de PLD/FTP, bem como dos correlatos procedimentos e controles internos.
Independentemente do modo como se estabeleça a estrutura de governança, os administradores, em todo caso, não se eximem da sua responsabilidade, na forma do art. 12 da Lei n° 9.613, de 1998, pelo cumprimento dos deveres atribuídos a pessoas jurídicas pelos arts. 10 e 11 da Lei e pelas correlatas normas do Coaf.
7. AVALIAÇÃO INTERNA DE RISCO
As empresas referidas no item 2, devem realizar avaliação interna dos riscos de LD/FTP relacionados a suas atividades, de modo compatível com seu porte e volume de operações, com o objetivo de identificar, analisar e compreender tais riscos.
Para identificação dos riscos, a avaliação interna deve considerar, no mínimo, os perfis de risco:
I – dos clientes;
II – da própria empresa, levando em conta seus modelos de negócio e áreas de atuação, inclusive geográficas;
III – das operações, independentemente do modo como possam ser formalmente designadas, levando em conta suas características, notadamente no que se refere a forma e meio de pagamento, bens, valores, ativos, inclusive os que componham lastro para operações de factoring, produtos ou serviços envolvidos e instrumentos, tecnologias ou canais utilizados em sua realização; e
IV – dos funcionários, prestadores de serviços terceirizados e colaboradores de um modo geral, bem como dos parceiros com atuação relevante em modelos de negócio adotados pelo supervisionado, levando em conta as atividades correspondentes.
Os riscos identificados devem ser avaliados quanto à sua probabilidade de ocorrência e quanto à magnitude dos impactos a eles associados.
Devem ser definidas categorias de risco que possibilitem a adoção de procedimentos e controles reforçados, para as situações de maior risco, e simplificados, para as de menor risco.
Devem ser utilizadas como subsídio para a avaliação interna de risco, quando disponíveis, avaliações correlatas realizadas pelo Poder Público.
Admite-se que empresas de factoring que integrem conglomerado ou grupo econômico, inclusive com controle situado no exterior, cumpram o dever, mediante assunção da avaliação interna de risco de LD/FTP porventura realizada de forma centralizada no âmbito do conglomerado ou grupo, desde que essa avaliação centralizada contemple os parâmetros mínimos previstos.
7.1. AVALIAÇÃO INTERNA
A avaliação interna de risco deve ser:
I – documentada e aprovada, no âmbito da empresa, por pelo menos um administrador formalmente designado;
II – divulgada aos funcionários, prestadores de serviços terceirizados e colaboradores de um modo geral, mediante linguagem clara e acessível, em nível de detalhamento compatível com as funções que desempenhem e com a sensibilidade das informações; e
III – revisada no mínimo a cada dois anos, ou quando ocorrer alteração significativa em perfil de risco.
8. PROCEDIMENTOS DESTINADOS A CONHECER OS CLIENTES
As empresas referidas no item 2, devem implementar e manter, de modo compatível com seu porte e volume de operações, procedimentos destinados a conhecer seus clientes que assegurem devida diligência na sua identificação, qualificação e classificação quanto ao risco.
Os procedimentos referidos, devem ser compatíveis com:
I – os perfis de risco do cliente e da operação a ele associada, contemplando medidas reforçadas para hipóteses que envolvam maior risco;
II – a política de PLD/FTP; e
III – a avaliação interna de risco.
Os procedimentos devem ser formalizados em manual específico, mantidos atualizados e aprovados, no âmbito da empresa, por pelo menos um administrador formalmente designado.
9. IDENTIFICAÇÃO, QUALIFICAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO
Os procedimentos de identificação, qualificação e classificação de clientes quanto ao risco devem ser estendidos, de modo proporcional aos perfis de risco envolvidos, para sócios e administradores da pessoa jurídica cliente, abrangendo ainda representantes, procuradores ou prepostos que se envolvam no contexto de operação associada ao cliente, sem prejuízo da observância de outras disposições desta Resolução especificamente estabelecidas a seu respeito.
No caso de clientes constituídos como pessoas jurídicas sob a forma de companhia aberta ou cooperativa, nos termos da legislação correspondente, os procedimentos podem ser dispensados em relação a sócios, salvo quanto àquele(s) que deva(m) ser identificado(s) como beneficiário(s) final(is).
As informações obtidas e utilizadas nos procedimentos de identificação, qualificação e classificação dos clientes devem ser:
I – mantidas atualizadas, cabendo verificar essa atualização no momento da realização das operações;
II – armazenadas em sistemas informatizados; e
III – utilizadas nos procedimentos de seleção e análise de operações e situações suspeitas.
10. REGISTRO DE OPERAÇÕES
As empresas referidas no item 2, devem manter, em relação a todos os serviços que prestarem e todas as operações que realizarem, registro do qual deve constar, no mínimo:
I – identificação do cliente ou contraparte, conforme o caso;
II – identificação do(s) representante(s), procurador(es) ou preposto(s) da pessoa jurídica cliente à qual for prestado o serviço ou com a qual for realizada a operação;
III – indicação do objeto, contemplando:
a) no caso de operação de factoring, a indicação do lastro da operação, com informação do(s) tipo(s) de título(s) negociado(s) e sua identificação (número, data, valor etc.), inclusive com nome ou razão social do(s) sacado(s) e seu CPF ou CNPJ; e
b) em outros casos, tipo de mercadoria, bem ou serviço comercializado, adquirido ou alienado, com sua descrição pormenorizada;
IV – indicação do valor, contemplando, no caso de operação de factoring, a indicação de valor bruto e valor líquido, se houver, com a descrição pormenorizada da diferença entre os valores bruto e líquido;
V – data de realização;
VI – forma e instruções, se houver, de pagamento;
VII – meio(s) de pagamento;
VIII – data(s) do(s) pagamento(s);
IX – comprovante(s)/recibo(s) de quitação, com informações sobre:
a) meio(s) de pagamento;
b) data(s) do(s) pagamento(s); e
c) no caso de pagamento em espécie ou por outro meio que possa viabilizar anonimato ou dificultar rastreabilidade (a exemplo de cheque, ou outro título, emitido ao portador ou, ainda, de ativo virtual não vinculado nominalmente a quem estiver realizando o pagamento), identificação, conforme o caso, da pessoa física que entregou o recurso em espécie, o cheque, o título ou o ativo; e
X – análise que determinou a classificação de risco do cliente.
11. MONITORAMENTO, DA SELEÇÃO E DA ANÁLISE DE OPERAÇÕES
As empresas referidas no item 2, devem implementar procedimentos de monitoramento, seleção e análise de operações, propostas de operações ou situações com o objetivo de identificar aquelas que possam configurar indício de práticas de LD/FTP ou de infrações com elas relacionadas.
Os procedimentos mencionados, devem:
I – ser compatíveis com a política de PLD/FTP;
II – ser definidos com base na avaliação interna de risco;
III – considerar a condição de PEP, bem como a condição de representante, familiar ou estreito colaborador da pessoa exposta politicamente, conforme a regulamentação do Coaf a respeito; e
IV – estar descritos em manual específico, aprovado por pelo menos um administrador da empresa.
O período para a execução dos procedimentos de monitoramento e de seleção não pode exceder o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, contados da data da ocorrência.
O período para a execução dos procedimentos de análise não pode exceder o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, contados da data de seleção da operação, proposta de operação ou situação a ser analisada.
12. MONITORAMENTO E SELEÇÃO
Os procedimentos de monitoramento e seleção devem permitir a identificação de operações, propostas de operações ou situações que, considerando suas características, especialmente em termos de partes, demais envolvidos, valores, modo de realização, meios e formas de pagamento, falta de fundamento econômico ou legal ou, ainda, incompatibilidade com as práticas do mercado, sinalizem, inclusive por seu caráter não usual ou atípico, possível indício de práticas de LD/FTP ou de infrações com elas relacionadas, devendo, por isso, ser objeto de análise.
Os procedimentos devem resultar na análise com especial atenção de operações, propostas de operação ou situações que, entre outras hipóteses:
I – aparentem não resultar de atividades ou negócios usuais do cliente ou do seu ramo de atuação;
II – tenham origem ou fundamentação econômica ou legal não claramente aferíveis;
III – mostrem-se incompatíveis com o patrimônio, a capacidade econômico-financeira ou a capacidade de geração de recebíveis do cliente;
IV – sejam realizadas com cliente quanto ao qual seja difícil ou inviável identificar beneficiário(s) final(s);
V – se relacionem a pessoa jurídica domiciliada em jurisdição listada pelo Gafi como de alto risco ou com deficiências estratégicas em matéria de PLD/FTP ou, ainda, considerada de tributação favorecida ou regime fiscal privilegiado, conforme o indicado pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil;
VI – se relacionem a pessoa física ou pessoa jurídica com beneficiário(s) final(is), sócio(s), administrador(es), representante(s) ou procurador(es) que mantenha domicílio em jurisdição listada pelo Gafi como de alto risco ou com deficiências estratégicas em matéria de PLD/FTP ou, ainda, considerada de tributação favorecida ou regime fiscal privilegiado, conforme o indicado pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil;
VII – apresentem, por parte de cliente ou demais envolvidos, resistência ao fornecimento de informação ou documento ou prestação de informação ou documento falso ou de difícil ou onerosa verificação, para composição dos correspondentes cadastro ou registro da operação;
VIII – revelem atuação de cliente ou demais envolvidos no sentido de induzir a não realização de registros exigidos pela legislação de PLD/FTP;
IX – envolvam pagamento que se dê por forma ou instrumento que possa viabilizar anonimato ou dificultar rastreabilidade (a exemplo de cheque, ou outro título, emitido ao portador ou, ainda, de ativo virtual não vinculado nominalmente a quem estiver realizando o pagamento);
X – envolvam pagamento para ou de terceiro, mesmo quando autorizado pelo cliente, salvo se tratar, em operações de factoring, de pagamento destinado comprovadamente a fornecedor de bens ou serviços do cliente ou recebido de quem figure como sacado em título que lastreie a operação;
XI – envolvam pagamento distribuído entre várias pessoas ou com a utilização de diferentes meios;
XII – tenham como lastro títulos ou recebíveis com sinais de possível falsidade ou simulação;
XIII – envolvam dispensa, por parte de cliente ou demais envolvidos, de vantagens, prerrogativas ou condições especiais normalmente consideradas valiosas;
XIV – aparentem tentativa de burlar controles e registros exigidos pela legislação de PLD/FTP, inclusive mediante:
a) fracionamento;
b) pagamento em espécie;
c) pagamento por meio de cheque emitido ao portador; ou
d) pagamento por outros meios que dificultem a rastreabilidade, inclusive estruturação com maior complexidade de títulos, ativos ou recebíveis;
XV – se relacionem a PEP ou a representante, familiar ou estreito colaborador de PEP; ou
XVI – possam configurar, em quaisquer outras hipóteses, por suas características, especialmente em termos de partes, demais envolvidos, valores, modo de realização, meios e formas de pagamento, falta de fundamento econômico ou legal ou, ainda, incompatibilidade com as práticas do mercado, possíveis indícios de práticas de LD/FTP ou de infrações com elas relacionadas.
12.1. ANÁLISE
Os procedimentos também devem resultar na análise com especial atenção de operações, propostas de operação ou situações quanto às quais haja:
I – dificuldade ou inviabilidade para coletar, verificar, validar ou atualizar informações cadastrais de cliente; ou
II – algum sinal de prática relacionada, direta ou indiretamente, a terrorismo ou proliferação de armas de destruição em massa ou a seus financiamentos.
O Presidente do Coaf poderá indicar, em ato próprio, outras hipóteses que, para os efeitos deste Capítulo, possam configurar indício de LD/FTP, sem prejuízo daquelas que sejam identificadas pelas próprias empresas referidas no item 2.
Os procedimentos devem integrar a rotina operacional das empresas referidas no item 2, contemplando inclusive, quando necessário, a realização de outras diligências, compatíveis com suas atividades, além das expressamente previstas na Resolução.
Os procedimentos de análise das operações, propostas de operações ou situações selecionadas, devem reunir os elementos com base nos quais se conclua pela configuração, ou não, de possível indício de práticas de LD/FTP ou de infrações com elas relacionadas.
A análise e a conclusão, devem ser documentadas e sua documentação deve manter-se disponível para efeito de demonstração ao Coaf, independentemente de terem resultado, ou não, no encaminhamento de comunicação ao Coaf.
13. COMUNICAÇÕESA COAF
As pessoas referidas no item 2, devem comunicar ao Coaf operações, propostas de operações ou situações quanto às quais concluam, após análise na forma do item 12.1, que, por suas características, conforme o indicado no item 12, possam configurar indício de práticas de LD/FTP ou de infrações com elas relacionadas.
As comunicações ao Coaf, devem:
I – conter indicação dos elementos em que se baseou a correspondente análise e expor a(s) razão(ões) por que se concluiu pela configuração de possível indício de práticas de LD/FTP ou de infrações com elas relacionadas; e
II – ser encaminhadas, sem prejuízo de prazo legal aplicável, até o dia útil seguinte ao da conclusão dos procedimentos, observados os prazos.
13.1. COMUNIAÇÃO AO COAF INDEPENDENTE DE ANÁLISE
As pessoas referidas no item 2, devem comunicar ao Coaf, independentemente de análise ou de qualquer outra consideração, operações, propostas de operações ou situações que envolvam:
I – pagamento ou recebimento com dinheiro em espécie (cédulas ou moedas metálicas fracionárias) em valor igual ou superior a R$ 50.000,00 (cinquenta mil reais) ou equivalente em outra moeda; e
II – pagamento ou recebimento com cheque, ou outro título, emitido ao portador em valor igual ou superior a R$ 50.000,00 (cinquenta mil reais) ou equivalente em outra moeda.
O Presidente do Coaf poderá indicar, em ato próprio, outras hipóteses de comunicação ao Coaf, independentemente de análise ou de qualquer outra consideração.
As comunicações ao Coaf devem ser realizadas, sem prejuízo de prazo legal aplicável, até o dia útil seguinte ao da ocorrência das operações, propostas de operações ou situações a serem comunicadas.
A comunicação na forma do item 13.1, não dispensa, em relação a operação, proposta de operação ou situação assim reportada.
14. PROCEDIMENTOS DESTINADOS A CONHECER FUNCIONÁRIOS, PARCEIROS E PRESTADORES DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS
As empresas referidas no item 2, devem implementar e manter, de modo compatível com seu porte e volume de operações, procedimentos destinados a conhecer seus funcionários, prestadores de serviços terceirizados e colaboradores de um modo geral, bem como parceiros relevantes em modelos de negócio que adotem, com o objetivo de assegurar devida diligência na sua identificação, qualificação e classificação quanto ao risco.
As empresas referidas no item 2, devem manter atualizadas as informações relativas aos seus funcionários, prestadores de serviços terceirizados, colaboradores de um modo geral e parceiros relevantes em modelos de negócio que adotem, notadamente em relação a eventuais alterações que impliquem mudança no tocante a sua classificação quanto ao risco.
15. GUARDA E DA MANUTENÇÃO DE REGISTROS E DOCUMENTOS
As empresas referidas no item 2, devem conservar registros e documentos relacionados ao cumprimento do disposto nesta Resolução por no mínimo 5 (cinco) anos, contados, conforme o caso, da data da operação ou do encerramento da relação com o cliente, funcionário, prestador de serviço terceirizado, colaborador ou parceiro relevante em modelo de negócio, sem prejuízo de eventuais ônus probatórios correlatos ou de outros deveres de conservação documental previstos na legislação.
Fundamentação Legal: Resolução COAF n° 041, de 08 de agosto de 2022 e outras já destacadas no texto.
